สำหรับ ใครที่กำลัง หาวิธีการป้องกันช่วงของข้อมูล แค่บางคอลั่ม หรือ บางเซลล์ ให้แก้ไขได้เฉพาะ คนที่เราต้องการ(อีเมล) เท่านั้น สามารถทำตามนี้ได้เลยครับ

โดยปกติ การใช้งาน Google sheet เพื่อทำงานในองค์กรนั้น ถูกใช้งานกันอย่างแพร่หลายอยู่แล้ว และบางครั้ง ความจำเป็นของการใช้งานบนไฟล์เดียวกัน ก็เลี่ยงไม่ได้ ที่จะต้องมีบางข้อมูล ที่อาจจะไม่อยากให้บางคนเห็นข้อมูลนั้นๆ แต่การใช้งาน Google sheet นั้น ก็ยังมีข้อจำกัดบางอย่าง แต่ก็ไม่ใช่ปัญหาที่สำคัญ วันนี้ แอดมิน จึงนำเทคนิค การ ซ่อนแผ่นงาน บางหน้า ให้เฉพาะคนที่เราต้องการให้เปิดได้เท่านั้น จึงจะสามารถเปิดดูและแก้ไขได้

เราสามารถใช้เครื่องมือ จัดกลุ่ม เพื่อยุบ และแสดง แถวที่เราต้องการได้ ข้อดีคือ เมื่อเราใช้การจัดกลุ่มแล้ว แถวนั้นๆ จะมีเครื่องมือแสดงที่แถบด้านข้างให้ถาวรเลย หมายความว่า ถ้าเราต้องการยุบแถว เราก็กดปุ่ม (-) ที่เครื่องมือแสดงปุ่มขึ้นมาไว้ที่แถบด้านข้าง และเมื่อเราต้องการแสดงแถวที่ยุบอยู่ ก็กด (+) ที่ปุ่ม เพียงเท่านั้นเราก็ สามารถ จัดกลุ่มของข้อมูล ที่สามารถ ยุบ หรือ แสดงได้อย่างง่ายๆ ได้แล้ว

การใส่สีให้กับข้อมูลบน Google sheet เราสามารถใช้เครื่องมือเติมสีบนแถบเครื่องมือได้เลย เพื่อเป็นการเติมสีของเซลหรือแถว ให้ได้สีตามต้องการเพื่อ เป็นการตกแต่งข้อมูลมีความสวยงาม หรืออาจจะเพื่อการใช้งานให้สามารถดูข้อมูลได้ง่ายขึ้นนั่นเอง บทความนี้ เราจะพาเพื่อนๆ มาดูตัวอย่างการใช้เครื่องมือ จัดรูปแบบมีเงื่อนไขกัน เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ ให้เราสามารถเติมสีของข้อมูลได้ทั้งแถว เมื่อเงื่อนไขบางอย่างเกิดขึ้น

น่าจะเป็นคำถามที่ค้างคาใจกับหลายๆคนมานาน เพราะเปิดดูเครื่องมือ จะอัพโหลดไฟล์ ก็ไม่มีเครื่องมือที่สามารถอัพไฟล์ได้โดยตรง นอกจากว่า เราจะเอาไฟล์ ไปอัพไว้ที่ Google drive แล้วก็คัดลอกลิงค์ มาแปะไว้ใน Google sheet อีกที มันเลยทำการ การใช้งาน อาจจะไม่สะดวกมากนัก แต่ถึงแม้ว่า Google sheet จะยังไม่ได้มีเครื่องมือ สำหรับการอัพไฟล์ เพื่อแนบลิงค์มาให้โดยตรง แต่เราก็สามารถ ที่จะสร้างตัวช่วยให้สามารถ กดอัพไฟล์บนหน้า Google sheet โดยตรงได้เลย โดยการใช้ Apps Script ที่ทาง Google sheet เขามีมาให้นั่นเอง จะมีวิธีการทำอย่างไรบ้าง มาดูกัน

สำหรับ ใครที่กำลัง หาวิธีการป้องกันช่วงของข้อมูล แค่บางคอลั่ม หรือ บางเซลล์ ให้แก้ไขได้เฉพาะ คนที่เราต้องการ(อีเมล) เท่านั้น สามารถทำตามนี้ได้เลยครับ

โดยปกติ การใช้งาน Google sheet เพื่อทำงานในองค์กรนั้น ถูกใช้งานกันอย่างแพร่หลายอยู่แล้ว และบางครั้ง ความจำเป็นของการใช้งานบนไฟล์เดียวกัน ก็เลี่ยงไม่ได้ ที่จะต้องมีบางข้อมูล ที่อาจจะไม่อยากให้บางคนเห็นข้อมูลนั้นๆ แต่การใช้งาน Google sheet นั้น ก็ยังมีข้อจำกัดบางอย่าง แต่ก็ไม่ใช่ปัญหาที่สำคัญ วันนี้ แอดมิน จึงนำเทคนิค การ ซ่อนแผ่นงาน บางหน้า ให้เฉพาะคนที่เราต้องการให้เปิดได้เท่านั้น จึงจะสามารถเปิดดูและแก้ไขได้

เทมเพลต หรือ แม่แบบ สำหรับใช้บันทึกรายรับรายจ่าย บน Google sheet ถูกออกแบบการใช้งานและผูกสูตรไว้ครบแล้ว สามารถนำไปใช้งานได้เลย จะทำให้การจัดการเรื่องรายรับรายจ่ายของธุรกิจคุณ เป็นระบบและประหยัดเวลามากขึ้นได้อย่างแน่นอน

รายละเอียดสินค้า (Template ออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี) ใช้งานออนไลน์บนGoogle ชีต เท่านั้น ออกแบบการใช้งานและผูกสูตรให้พร้อมใช้งานได้แล้ว รูปแบบบิล มี 1 รูปแบบ (ตามตัวอย่าง) แก้ไขรูปแบบไม่ได้ ระบุรายการสินค้าได้สูงสุด 20 แถว ต่อ 1 หน้า ราคาสินค้าที่แสดงในบิล จะเป็นแบบไม่รวม VAT มีสรุปแยก VAT 7% (ตามตัวอย่าง) ไม่จำกัดจำนวนบิล ใช้บันทึกได้ตลอดไป มีหน้าบันทึกรายการออกบิล ดูรายการย้อนหลังได้ ดึงข้อมูลสำหรับออกบิลอัตโนมัติ เพียงใส่ เลขที่เอกสาร ใช้งานได้ตลอดไป ไม่มีหมดอายุ มีคลิปสอนใช้งาน

หากกำลังลังเลว่า เว็บไซต์ จะจำเป็นสำหรับธุรกิจของเราไหม นั่นอาจจะเป็นคำตอบแล้วว่า มันถึงเวลาที่เราต้องลองทำเว็บให้ธุรกิจเราได้แล้ว เพราะเหตุผลหลายๆ อย่าง ที่จำเป็นมากๆ เช่น การเติบโตอย่างต่อเนื่องของตลาดออนไลน์ การมีข้อจำกัดเรื่องนำเสนอเนื้อหาบนโซเชียลมีเดียต่างๆ หรือแม้แต่ การจะเก็บข้อมูลต่างๆ เพื่อทำการตลาดให้เติบโต เหตุผลต่างๆเหล่านี้ ล้วนแต่เป็นจุดน่าสนใจ ที่เราอาจจะต้องกลับมามองแล้วว่า มันเป็นสิ่งที่ต้องทำเดี๋ยวนี้

เหมาะกับเจ้าของธุรกิจ ที่ทำงานลักษณะงานรับเหมา ที่มีรายการรับจ่ายเยอะๆ วุ่นวาย มีความลำบาก ที่จะบันทึกรายการรับจ่ายแบบเดิมๆ ไม่รู้จะสรุปข้อมูลอย่างไร ให้ดูง่ายๆ ไม่เคยใช้ Google sheet มาก่อน จะใช้งานได้ไหม? สามารถใช้ได้อย่างแน่นอน เพราะเป็นเทมเพลต ที่ออกแแบบการใช้งาน และผูกสูตรไว้เรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้งานเพียงบันทึกรายการ ค่าใช้จ่ายแต่ละวันลงตามรายการใช้จ่ายจริงได้เลย แล้วที่เหลือ ระบบจะคำนวณแยกค่าใช้จ่ายมาสรุปให้อัตโนมัต ไม่จำกัดจำนวนโครงการ ไม่จำกัดรายการบันทึก จะบันทึกรายการรวมๆ กี่โครงการ ก็สามารถแยกค่าใช้จ่ายออกเป็นรายโครงการ สรุปให้ดูง่ายๆ ในกรณีที่ ต้องการเปิดดู หรือ บันทึก พร้อมๆ กันหลายๆ คน ก็สามารถทำได้ โดยการดึงอีเมลของผู้ที่จะเข้ามาใช้งาน ให้มีสิทธิ์เข้าไฟล์ได้ (ไม่จำกัดจำนวน)

การทำรายรับรายจ่าย เพื่อให้ง่ายต่อการดูสรุป และสามารถนำตัวเลขที่ได้ ไปวิเคราะห์ข้อมูลต่อได้ง่ายๆ นั้น สิ่งที่เราต้องทำก็คือ การแบ่งประเภทของรายรับ และรายจ่าย ให้เป็นหมวดๆ ชัดเจน ตามการทำธุรกิจของเราเอง เช่น หากเราทำร้านอาหาร เราก็ลองนึกถึง การใช้จ่ายของร้านเรา ว่าเรามีรายรับจากอะไรบ้าง เราอาจจะแบ่งตามประเภทช่องทางการขาย เพื่อจะได้รู้ว่า แต่ละช่องทางเราขายได้เท่าไร เช่นเดียวกับรายจ่าย เราอาจจะแบ่งตามกลุ่มของรายจ่ายเช่น อาหารสด อาหารแห้ง เครื่องปรุง หรืออาจจะแบ่งตาม supplier ก็ได้ แล้วแต่ว่าเราอยากจะนำตัวเลขแบบใดไปวิเคราะห์เพื่อบริหารจัดการเงินให้ดียิ่งขึ้น

รายรับรายจ่าย จำเป็นแค่ไหน ผมว่าทุกคนคงทราบคำตอบดี แต่อาจจะยังไม่มีโอกาสได้ให้ความสำคัญกับการทำ รายรับรายจ่าย มากพอ อาจจะด้วยเหตุผลหลายอย่าง แต่ปัจจัยหลักๆ เลย น่าจะเป็นเรื่องของ ระบบ บันทึกรายรับรายจ่าย ที่ยังไม่ตอบโจทย์ ยังไม่เหมาะกับการนำไปใช้งานได้จริง ในปัจจุบัน เทคโนโลยีได้ถูกพัฒนาไปไกลอย่างก้าวกระโดด ผู้คนทำงานหนักขึ้น เพื่อหารายได้ให้ได้มากขึ้น เพื่อนำมาใช้จ่ายให้เพียงพอในแต่ละเดือน หรือบางคนอาจจะให้เพียงพอในแต่ละวัน

การทำบัญชีรายรับรายจ่าย เป็นเครื่องมือแรก ที่เจ้าของธุรกิจจำเป็นจะต้องทำ และทำอย่างเป็นระบบด้วย เพื่อให้เราสามารถตรวจสอบและรู้ได้ว่า เงินของเรา ที่นำจ่ายไปในแต่ละวัน เราใช้ไปกับค่าอะไรไปเท่าไร พอสรุปรายเดือน มีรายได้เข้ามาเท่าไร มีรายจ่ายที่จ่ายไปเท่าไร เป็นค่าใช้จ่ายกลุ่มไหน หมวดไหนบ้าง และสุดท้าย เราก็จะได้รู้ว่า ภายในเดือนนั้นๆ สรุปจบ รายรับ - รายจ่าย = คงเหลือ

การทำงานคร่าวๆ คือ บันทึก รายรับ รายจ่ายที่เกิดขึ้นจริง เพื่อดูว่า รับ หรือจ่าย แต่ละหมวดหมู่มีมูลค่าเท่าไร ลิงค์ข้อมูลเปิดพร้อมกันได้หลายอีเมล เพื่อให้สามารถเปิดบนหลากหลายอุปกรณ์พร้อมกันหรือให้พนักงานเปิดทำงานพร้อมกันได้ เพื่อทำให้เรา สามารถลดรายจ่ายที่ฟุ่มเฟือย และอาจจะปรับลดเงินในหมวดที่ไม่จำเป็น ไปเป็นเงินเก็บเงินออม หรือเงินลงทุนเพิ่มขึ้นได้ มีฟังก์ชั่นพิเศษสำหรับการวางแผนรายจ่ายล่วงหน้าได้ด้วย

เป็นบันทึกรายรับรายจ่าย ที่ใช้งานบน Google Sheet เท่านั้น การทำงานคร่าวๆ คือ บันทึก รายรับ รายจ่ายที่เกิดขึ้นจริง เพื่อดูว่า รับ หรือจ่าย แต่ละหมวดหมู่มีมูลค่าเท่าไร ลิงค์ข้อมูลเปิดพร้อมกันได้หลายอีเมล เพื่อให้พนักงานเปิดทำงานพร้อมกันได้ เพื่อทำให้เรา สามารถลดรายจ่ายที่ฟุ่มเฟือย และอาจจะปรับลดเงินในหมวดที่ไม่จำเป็น ไปเป็นเงินเก็บเงินออม หรือเงินลงทุนเพิ่มขึ้นได้ มีฟังก์ชั่นพิเศษสำหรับการวางแผนรายจ่ายล่วงหน้าได้ด้วย

เพราะ การเงิน ถือเป็นปัจจัยหลัก ที่สำคัญในการดำเนินชีวิตเลย การทำทุกอย่างจำเป็นต้องมีเงินเป็นส่วนประกอบที่สำคัญเลยทั้งสิ้น ดังนั้น การที่เราให้ความสำคัญกับเงิน จะทำให้เรา มีการวางแผนการหาเงิน วางแผนการใช้จ่าย รวมไปถึงการวางแผนเพื่อต่อยอดไปยังเรื่องของการเตรียมตัวเกษียณต่อไปในอนาคต

เมื่อเราพูดถึงเรื่องรายรับรายจ่าย แน่นอนว่าทุกคนส่วนใหญ่มักจะทราบดีว่า เรามีรายรับเท่าไร โดยเฉพาะ ถ้าเราทำงานประจำกินเงินเดือนทุกเดือน เรายิ่งจะทราบดีเลยว่า เรามีรายได้แต่ละเดือนเท่าไร แต่ปัญหาจริงๆ อาจจะไม่ได้อยู่ที่ตรงนั้นครับ

ระบบช่วยวางแผนการใช้เงิน ที่มองเห็นภาพได้ตั้งแต่ต้นปียันท้ายปี ปกติแล้วเราจะรู้เลยว่า แต่ละเดือนเราจะได้รับเงินเท่าไร แต่น้อยคนมากที่จะรู้จริงๆ ว่าเราจ่ายไปเท่าไร ระบบตัวนี้จะเป็นตัวช่วยให้เรากำหนดงบการใช้จ่ายในแต่ละหมวดให้ ว่า เราจะใช้เท่าไรในแต่ละเดือน ซึ่งเมื่อเรากำหนดและวางแผนการใช้งานไว้ เราก็จะรู้พฤติกรรมการใช้จ่ายของเราเลยว่า เราใช้จ่ายไปกับค่าใช้จ่ายหมวดใดบ้าง เกินไหม มีเงินเก็บไหม เป็นอีกตัวช่วยที่จะทำให้เราตัดปัญหาเรื่องเงินช๊อตได้เป็นอย่างดี