บทความ
รายรับรายจ่ายธุรกิจ เริ่มต้นอย่างไร? คู่มือจัดระบบเงินสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก
การทำรายรับรายจ่ายธุรกิจไม่ใช่เพียงการจดว่าเงินเข้าและออกเท่าไร แต่เป็นการจัดข้อมูลให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นว่าเงินมาจากไหน ใช้ไปกับอะไร และกิจการมีผลลัพธ์เบื้องต้นเป็นอย่างไร บทความนี้จะพาเริ่มตั้งแต่การแยกเงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจ การกำหนดหมวดหมู่ การระบุบัญชีรับจ่าย ไปจนถึงการสรุปข้อมูลเพื่อนำไปใช้ตัดสินใจ โดยไม่จำเป็นต้องเริ่มจากระบบที่ซับซ้อน
รายรับรายจ่ายธุรกิจ เริ่มต้นอย่างไร? คู่มือจัดระบบเงินสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก
ยอดขายเข้าทุกวัน แต่พอถึงสิ้นเดือนกลับไม่แน่ใจว่าเงินเหลือเท่าไร
บางครั้งยอดขายดูดี แต่เงินในบัญชีกลับลดลง บางเดือนมีเงินเข้ามาก แต่เมื่อต้องจ่ายค่าสินค้า ค่าเช่า ค่าโฆษณา เงินเดือน และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ กลับพบว่าเงินหมุนไม่พอ
ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้หมายความว่าธุรกิจไม่มีรายได้เสมอไป แต่อาจเกิดจากเจ้าของธุรกิจยังไม่มีระบบบันทึกรายรับรายจ่ายที่ช่วยให้มองเห็นภาพรวมได้ชัดเจน
การทำ รายรับรายจ่ายธุรกิจ จึงไม่ควรหยุดอยู่แค่การจดว่า “วันนี้รับเงินเท่าไร” หรือ “วันนี้จ่ายอะไรไปบ้าง” แต่ควรจัดข้อมูลให้ตอบคำถามสำคัญได้ เช่น
- รายได้หลักของธุรกิจมาจากช่องทางใด
- ค่าใช้จ่ายหมวดใดสูงที่สุด
- เงินของธุรกิจอยู่ในบัญชีใดบ้าง
- เดือนนี้มีเงินเข้าและเงินออกเท่าไร
- ผลลัพธ์เบื้องต้นของธุรกิจดีขึ้นหรือแย่ลง
- มีค่าใช้จ่ายรายการใดที่สามารถควบคุมได้
เมื่อข้อมูลตอบคำถามเหล่านี้ได้ เจ้าของธุรกิจก็จะสามารถนำตัวเลขไปใช้วางแผนและตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
รายรับรายจ่ายธุรกิจคืออะไร?
รายรับรายจ่ายธุรกิจ คือ การบันทึกเงินหรือมูลค่าที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการ โดยแยกอย่างชัดเจนว่าเงินเข้ามาจากกิจกรรมใด และถูกจ่ายออกไปเพื่ออะไร
ตัวอย่างรายรับของธุรกิจ
- รายได้จากการขายสินค้า
- รายได้จากการให้บริการ
- ค่ามัดจำจากลูกค้า
- รายได้จากช่องทางออนไลน์
- รายได้จากหน้าร้าน
- รายได้จากโครงการ
- รายได้อื่นที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
ตัวอย่างรายจ่ายของธุรกิจ
- ต้นทุนสินค้า
- วัตถุดิบ
- ค่าขนส่ง
- ค่าโฆษณา
- ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม
- ค่าเช่า
- เงินเดือนและค่าจ้าง
- ค่าน้ำ ค่าไฟ และอินเทอร์เน็ต
- ค่าอุปกรณ์สำนักงาน
- ค่าเดินทาง
- ค่าบริการทางวิชาชีพ
- ค่าใช้จ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องกับกิจการ
หัวใจสำคัญไม่ใช่การสร้างหมวดหมู่ให้เยอะที่สุด แต่คือการแบ่งหมวดให้สอดคล้องกับสิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องการวิเคราะห์
ตัวอย่างเช่น ร้านอาหารอาจต้องการแยกวัตถุดิบสด วัตถุดิบแห้ง บรรจุภัณฑ์ ค่าเดลิเวอรี และค่าแรงออกจากกัน ขณะที่ร้านค้าออนไลน์อาจต้องการแยกต้นทุนสินค้า ค่าโฆษณา ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม และค่าจัดส่ง
ทำไมยอดขายสูงจึงไม่ได้แปลว่าธุรกิจมีกำไร?
ยอดขายเป็นเพียงมูลค่ารายได้ที่ธุรกิจทำได้ แต่ยังไม่ได้หักต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
ตัวอย่างเช่น ธุรกิจหนึ่งมียอดขายระหว่างเดือน 120,000 บาท แต่มีรายการดังนี้
| รายการ | จำนวนเงิน |
|---|---|
| ยอดขาย | 120,000 บาท |
| ต้นทุนสินค้าและวัตถุดิบ | 45,000 บาท |
| ค่าโฆษณา | 15,000 บาท |
| ค่าเช่า | 10,000 บาท |
| เงินเดือนและค่าจ้าง | 8,000 บาท |
| ค่าขนส่งและค่าธรรมเนียม | 7,000 บาท |
จากตัวอย่างนี้ ค่าใช้จ่ายรวมเท่ากับ 85,000 บาท และเหลือผลต่างเบื้องต้น 35,000 บาท ก่อนพิจารณาภาษี ค่าเสื่อมราคา รายการค้างรับค้างจ่าย และรายการปรับปรุงอื่น
ดังนั้น การดูเฉพาะยอดขายอาจทำให้เจ้าของธุรกิจประเมินสถานการณ์คลาดเคลื่อนได้
อีกเรื่องที่ต้องแยกให้ออกคือ เงินคงเหลือไม่จำเป็นต้องเท่ากับกำไร เพราะธุรกิจอาจมีการซื้อทรัพย์สิน รับเงินมัดจำ กู้ยืมเงิน ชำระหนี้ หรือมีลูกค้าที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน รายการเหล่านี้ทำให้เงินในบัญชีเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่สะท้อนผลกำไรของธุรกิจโดยตรง
การทำรายรับรายจ่ายจึงเป็นจุดเริ่มต้นของการมองเห็นข้อมูล แต่ไม่ใช่งบการเงินที่ผ่านการจัดทำหรือตรวจสอบโดยนักบัญชี
วิธีเริ่มทำรายรับรายจ่ายธุรกิจอย่างเป็นระบบ
เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องเริ่มจากระบบที่ซับซ้อน สามารถเริ่มจากขั้นตอนพื้นฐาน 7 ขั้นตอนต่อไปนี้
1. แยกเงินส่วนตัวออกจากเงินธุรกิจ
ปัญหาที่พบบ่อยคือเจ้าของธุรกิจใช้บัญชีเดียวกันทั้งรับเงินจากลูกค้าและจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัว เช่น ค่าอาหาร ค่าไฟบ้าน หรือยอดบัตรเครดิตส่วนตัว
เมื่อเงินปะปนกัน เจ้าของธุรกิจจะตรวจสอบได้ยากว่าเงินส่วนใดเป็นของกิจการ และเงินส่วนใดเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว
แนวทางเริ่มต้นคือ
- เลือกบัญชีธนาคารอย่างน้อยหนึ่งบัญชีสำหรับรับและจ่ายเงินของธุรกิจ
- หลีกเลี่ยงการจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัวจากบัญชีธุรกิจ
- เมื่อนำเงินส่วนตัวมาสำรองจ่าย ให้บันทึกว่าเป็นเงินเจ้าของหรือเงินทดรอง
- เมื่อนำเงินออกไปใช้ส่วนตัว ให้บันทึกแยกจากค่าใช้จ่ายดำเนินงาน
การแยกเงินตั้งแต่ต้นช่วยให้ยอดคงเหลือของธุรกิจตรวจสอบได้ง่ายขึ้น แม้กิจการจะยังมีขนาดเล็กก็ตาม
2. ระบุว่าธุรกิจมีเงินอยู่ที่ไหนบ้าง
ธุรกิจจำนวนมากไม่ได้รับและจ่ายเงินผ่านบัญชีเดียว อาจมีทั้ง
- เงินสด
- บัญชีธนาคาร
- บัตรเครดิต
- กระเป๋าเงินอิเล็กทรอนิกส์
- เงินที่อยู่ในแพลตฟอร์มขายสินค้า
- เงินที่พนักงานหรือเจ้าของสำรองจ่าย
หากบันทึกเฉพาะจำนวนเงินโดยไม่ระบุบัญชี เจ้าของธุรกิจอาจรู้ว่ามีรายรับ 10,000 บาท แต่ไม่รู้ว่าเงินก้อนนั้นอยู่ในบัญชีใด
ตารางรายรับรายจ่ายจึงควรมีช่องสำหรับระบุบัญชีหรือช่องทางการรับจ่ายทุกครั้ง เพื่อให้สามารถตรวจสอบยอดคงเหลือแต่ละบัญชีได้
3. กำหนดหมวดรายรับให้เหมาะกับธุรกิจ
หมวดรายรับควรช่วยตอบว่า ธุรกิจสร้างรายได้จากอะไรและช่องทางใดทำผลงานได้ดี
ตัวอย่างร้านค้าออนไลน์
- ยอดขายจากเว็บไซต์
- ยอดขายจาก Facebook
- ยอดขายจาก Marketplace
- ยอดขายหน้าร้าน
- ค่าจัดส่งที่เรียกเก็บจากลูกค้า
ตัวอย่างธุรกิจบริการ
- ค่าบริการหลัก
- ค่าบริการเพิ่มเติม
- ค่ามัดจำ
- รายได้จากการดูแลรายเดือน
- รายได้จากโครงการ
ไม่ควรสร้างหมวดละเอียดเกินกว่าที่จะนำไปใช้จริง เพราะยิ่งมีหมวดมาก ผู้บันทึกยิ่งมีโอกาสเลือกผิดหรือจำไม่ได้ว่าควรใช้หมวดใด
4. กำหนดหมวดรายจ่ายตามสิ่งที่ต้องการควบคุม
หมวดรายจ่ายควรช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นว่าเงินถูกใช้ไปกับอะไร โดยอาจเริ่มจากกลุ่มหลักดังนี้
ต้นทุนโดยตรง
ค่าใช้จ่ายที่สัมพันธ์กับสินค้าหรือบริการโดยตรง เช่น
- ต้นทุนสินค้า
- วัตถุดิบ
- บรรจุภัณฑ์
- ค่าแรงเฉพาะงาน
- ค่าขนส่งสินค้าถึงลูกค้า
ค่าใช้จ่ายในการขาย
- ค่าโฆษณา
- ค่าคอมมิชชัน
- ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม
- ค่าโปรโมชัน
- ค่าจัดส่งที่ธุรกิจเป็นผู้รับผิดชอบ
ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน
- ค่าเช่า
- เงินเดือน
- ค่าน้ำและค่าไฟ
- ค่าโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ต
- ค่าอุปกรณ์สำนักงาน
- ค่าซอฟต์แวร์
- ค่าบริการวิชาชีพ
รายการที่ควรแยกตรวจสอบ
- เงินเจ้าของนำเข้า
- เงินเจ้าของถอนใช้
- เงินกู้
- การชำระหนี้
- การโอนเงินระหว่างบัญชี
- การซื้อทรัพย์สิน
รายการเหล่านี้ไม่ควรถูกเหมารวมเป็นรายรับหรือค่าใช้จ่ายดำเนินงานทั้งหมด เพราะอาจทำให้การสรุปผลคลาดเคลื่อน
5. บันทึกข้อมูลให้ครบตั้งแต่วันที่เกิดรายการ
อย่างน้อยแต่ละรายการควรมีข้อมูลดังนี้
| ข้อมูล | ตัวอย่าง |
|---|---|
| วันที่ | 5 กรกฎาคม 2569 |
| ประเภท | รายรับ |
| รายละเอียด | ขายสินค้าหน้าร้าน |
| หมวด | ยอดขายหน้าร้าน |
| จำนวนเงิน | 3,500 บาท |
| บัญชี | ธนาคาร A |
| คู่ค้า/ลูกค้า | ลูกค้าทั่วไป |
| เอกสารอ้างอิง | ใบเสร็จเลขที่ 001 |
| หมายเหตุ | ชำระเต็มจำนวน |
หากธุรกิจจด VAT หรือมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย อาจต้องมีช่องข้อมูลเพิ่มเติมตามลักษณะรายการและเอกสารที่ได้รับ
ควรบันทึกตามเอกสารจริงและตรวจสอบกับนักบัญชีก่อนนำข้อมูลไปใช้ด้านภาษี เนื่องจากสิทธิภาษีซื้อ การหัก ณ ที่จ่าย และการจัดประเภทรายการขึ้นอยู่กับเอกสารและข้อเท็จจริงของแต่ละกิจการ
6. กำหนดรอบตรวจสอบประจำสัปดาห์
การปล่อยให้รายการสะสมจนถึงสิ้นเดือนทำให้มีโอกาสลืมรายละเอียด เอกสารสูญหาย หรือไม่ทราบว่ารายการโอนเงินเป็นค่าใช้จ่ายอะไร
เจ้าของธุรกิจอาจกำหนดเวลาสัปดาห์ละหนึ่งครั้งเพื่อ
- ตรวจยอดเงินสด
- ตรวจรายการเดินบัญชีธนาคาร
- ตรวจยอดบัตรเครดิต
- ตรวจยอดที่แพลตฟอร์มยังไม่โอน
- ติดตามเงินที่ลูกค้ายังค้างจ่าย
- ตรวจเอกสารที่ยังไม่ได้บันทึก
- ตรวจว่ามีรายการใดเลือกหมวดผิด
การตรวจเป็นรอบสั้น ๆ ช่วยลดงานสะสมและทำให้ข้อมูลรายเดือนน่าเชื่อถือขึ้น
7. ปิดข้อมูลและดูสรุปทุกสิ้นเดือน
การบันทึกจะมีประโยชน์เมื่อเจ้าของธุรกิจนำข้อมูลกลับมาดู ไม่ใช่บันทึกแล้วปล่อยทิ้งไว้
เมื่อสิ้นเดือน ควรตอบคำถามอย่างน้อย 7 ข้อ
- เดือนนี้มีรายรับรวมเท่าไร
- รายได้มาจากช่องทางใดมากที่สุด
- รายจ่ายรวมเท่าไร
- ค่าใช้จ่ายหมวดใดสูงขึ้นผิดปกติ
- เงินคงเหลืออยู่ในบัญชีใดบ้าง
- มีลูกหนี้หรือรายการค้างจ่ายเท่าไร
- เดือนถัดไปมีค่าใช้จ่ายก้อนใดที่ต้องเตรียมเงินไว้
ตัวเลขเหล่านี้ช่วยให้เจ้าของธุรกิจวางแผนได้ว่าควรลดค่าใช้จ่าย เพิ่มเงินสำรอง ปรับราคา หรือทบทวนช่องทางขายใดเป็นพิเศษ
ตัวอย่างตารางรายรับรายจ่ายธุรกิจขนาดเล็ก
| วันที่ | ประเภท | รายละเอียด | หมวด | เงินเข้า | เงินออก | บัญชี |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 ก.ค. 2569 | รายรับ | ขายสินค้าหน้าร้าน | ยอดขายหน้าร้าน | 8,500 | - | เงินสด |
| 2 ก.ค. 2569 | รายจ่าย | ซื้อวัตถุดิบ | ต้นทุนสินค้า | - | 3,200 | ธนาคาร A |
| 3 ก.ค. 2569 | รายจ่าย | ยิงโฆษณาออนไลน์ | ค่าโฆษณา | - | 1,500 | บัตรเครดิต |
| 4 ก.ค. 2569 | รายรับ | ยอดขายออนไลน์ | ยอดขายเว็บไซต์ | 5,900 | - | ธนาคาร B |
| 5 ก.ค. 2569 | โอนเงิน | โอนจากธนาคาร B ไป A | โอนระหว่างบัญชี | 5,000 | 5,000 | B ไป A |
รายการโอนระหว่างบัญชีควรถูกระบุให้ชัด เพราะไม่ใช่รายได้ใหม่หรือค่าใช้จ่ายใหม่ แต่เป็นการย้ายเงินภายในธุรกิจ
ข้อผิดพลาดที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กพบบ่อย
บันทึกเฉพาะเงินออกก้อนใหญ่
ค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ เช่น ค่าส่ง ค่าธรรมเนียม ค่าจอดรถ หรือค่าอุปกรณ์ อาจดูไม่มากต่อรายการ แต่เมื่อรวมทั้งเดือนอาจเป็นจำนวนที่มีผลต่อธุรกิจได้
ใช้หมวด “อื่น ๆ” มากเกินไป
หากค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ถูกใส่ไว้ในหมวดอื่น ๆ เจ้าของธุรกิจจะไม่สามารถวิเคราะห์ได้ว่าเงินถูกใช้ไปกับอะไร ควรสร้างหมวดใหม่เมื่อพบรายการประเภทเดียวกันเกิดซ้ำบ่อยครั้ง
นับเงินกู้เป็นรายได้จากการขาย
เงินกู้ทำให้เงินในบัญชีเพิ่มขึ้น แต่ไม่ได้เกิดจากการขายสินค้าหรือบริการ จึงควรบันทึกแยกเพื่อไม่ให้ยอดรายได้สูงกว่าความเป็นจริง
นับการโอนเงินระหว่างบัญชีเป็นรายรับและรายจ่าย
การโอนเงินจากบัญชีธุรกิจหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่งเป็นเพียงการย้ายเงิน หากนับทั้งสองด้านเป็นรายรับและรายจ่าย จะทำให้ยอดรวมสูงเกินจริง
ใช้วันที่บันทึกแทนวันที่เกิดรายการ
หากนำใบเสร็จของเดือนก่อนมาบันทึกในเดือนปัจจุบันทั้งหมด รายงานแต่ละเดือนอาจคลาดเคลื่อน ควรใช้วันที่ตามรายการหรือเอกสาร และกำหนดหลักการบันทึกให้สม่ำเสมอ
ไม่ตรวจยอดกับบัญชีจริง
แม้จะบันทึกครบ แต่หากไม่ตรวจเทียบกับเงินสด รายการเดินบัญชี และบัตรเครดิต ก็อาจมีรายการซ้ำ ตกหล่น หรือระบุบัญชีผิดได้
ควรใช้สมุด ตารางเปล่า หรือเทมเพลตสำเร็จรูป?
แต่ละวิธีเหมาะกับระดับความต้องการที่แตกต่างกัน
สมุดบันทึก
เหมาะกับธุรกิจที่มีรายการน้อยและต้องการเริ่มต้นทันที แต่การรวมยอด ค้นหารายการ และวิเคราะห์ย้อนหลังอาจใช้เวลามากขึ้น
สร้างตาราง Google Sheets เอง
เหมาะกับผู้ที่เข้าใจโครงสร้างข้อมูลและสามารถออกแบบสูตรหรือรายงานเองได้ มีความยืดหยุ่นสูง แต่ต้องใช้เวลาในการวางตาราง ตรวจสูตร และดูแลโครงสร้างไฟล์
ใช้เทมเพลต Google Sheets สำเร็จรูป
เหมาะกับผู้ที่ไม่ต้องการเริ่มออกแบบตารางและผูกสูตรจากไฟล์เปล่า โดยควรเลือกเทมเพลตให้ตรงกับลักษณะธุรกิจ เช่น
- ธุรกิจทั่วไปที่ต้องการบันทึกรายรับรายจ่าย วางงบ และติดตามเงินในบัญชี
- ธุรกิจจด VAT
- ธุรกิจรับเหมาหรือทำงานหลายโครงการ
- ธุรกิจที่ต้องแยกโครงการหรือสาขา
- การวางแผนรายรับรายจ่ายส่วนบุคคล
Studio Photo Story มีเทมเพลต Google Sheets ที่ออกแบบตารางและโครงสร้างการบันทึกไว้ตามวัตถุประสงค์ของแต่ละรุ่น สำหรับธุรกิจทั่วไปที่เน้นบันทึกภาพรวม วางแผนงบ และติดตามสต๊อกอย่างง่าย มีรุ่น Business Budget Planner ส่วนธุรกิจที่มี VAT หรือต้องแยกโครงการและสาขาควรเลือกรุ่นที่รองรับความต้องการดังกล่าวโดยตรง
เทมเพลตเป็นเครื่องมือช่วยบันทึก คำนวณ และสรุปข้อมูลตามรายการที่ผู้ใช้กรอก ไม่ใช่โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ไม่ใช่บริการทำบัญชี และไม่สามารถใช้แทนนักบัญชีหรือการตรวจเอกสารทางภาษีได้
สรุป
การทำรายรับรายจ่ายธุรกิจที่ดีไม่จำเป็นต้องเริ่มจากระบบขนาดใหญ่ แต่ต้องเริ่มจากโครงสร้างที่ชัดเจนและทำอย่างสม่ำเสมอ
หลักสำคัญคือ
- แยกเงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจ
- ระบุบัญชีที่ใช้รับและจ่าย
- กำหนดหมวดให้เหมาะกับกิจการ
- บันทึกตามวันที่เกิดรายการ
- ตรวจสอบข้อมูลทุกสัปดาห์
- ดูสรุปและนำตัวเลขไปตัดสินใจทุกเดือน
เมื่อเจ้าของธุรกิจมองเห็นว่าเงินมาจากไหน ใช้ไปกับอะไร และเหลืออยู่ที่ใด ก็จะวางแผนการใช้เงินและติดตามสถานการณ์ของกิจการได้ง่ายกว่าการดูยอดขายหรือยอดเงินในบัญชีเพียงอย่างเดียว
สนใจเทมเพลต Google Sheet?
ดูเทมเพลตสำเร็จรูปพร้อมใช้งานสำหรับธุรกิจของคุณ จ่ายครั้งเดียว ใช้ได้ตลอดชีพ
ดูเทมเพลตทั้งหมด