ทำไมต้อง กำหนดหมวดหมู่การบันทึกรายรับรายจ่าย
เป็นคำถามที่หลายๆคนอาจจะยังสงสัย หรืออาจจะอยากรู้มานาน วันนี้แอดจะ มาช่วยคลายข้อสงสัย พร้อมกับตั้งคำถามให้เพื่อนๆ ที่กำลังเริ่มต้นบันทึกรายรับรายจ่ายแบบจริงๆจังๆ กันแบบนี้ก็แล้วกัน
ก่อนอื่น เราต้องถามตัวเองก่อนว่า เราต้องการบันทึกรายรับรายจ่าย ของธุรกิจเรา หรือแม้แต่ บันทึกรายรับรายจ่ายส่วนตัว เพื่ออะไรกัน ถ้าไม่ใช่เพราะ อยากรู้ค่าใช้จ่ายที่แท้จริงของธุรกิจ หรือแม้แต่ผลพลอยได้ ที่อยากจะได้จากการบันทึกรายรับรายจ่ายอย่างเช่น ผลการนำไปสู่การ ควบคุมต้นทุนที่ไม่จำเป็นออกไปเพื่อให้ได้กำไรเพิ่มขึ้น
ดังนั้น การที่เราจะบันทึกแค่ว่า รับเงินมา 1000 บาท จ่ายไป 500 บาท แล้วทราบว่าเหลือเท่าไร มันก็อาจจะทำให้ การบันทึกนั้น มันไม่เกิดประสิทธิภาพมากพอ ที่จะทำให้เรา สามารถวิเคราะห์รายจ่ายของธุรกิจ หรือของส่วนตัวเราได้
เราจึงจำเป็นต้องมีการเพิ่มเติม หมวดหมู่ ให้กับรายการต่างๆ เพื่อทำให้การบันทึกของเรา มีประสิทธิภาพ ที่จะสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อได้ง่ายขึ้นนั่นเอง
การวิเคราะห์ข้อมูลรายรับรายจ่ายของแต่ละธุรกิจไม่เหมือนกัน
จากที่แอดได้คุยกับเพื่อนๆ ที่ทำธุรกิจ โดยเฉพาะกลุ่ม SME ที่มักจะไม่ได้มีการบันทึกรายรับรายจ่าย มักจะชอบบ่นๆ ว่า จะบันทึกรายรับรายจ่าย ก็ไม่รู้จะบันทึกยังไง โปรแกรมบัญชีที่มีทั่วๆไป ก็ใช้งานยาก กำหนดหมวดหมู่ของการบันทึก ก็ไม่ค่อยจะตรงกับการทำธุรกิจของตัวเองซะเท่าไร ก็เลยทำให้ไม่อยากบันทึก แล้วบันทึกไป ก็ไม่รู้ว่าจะทำยังไงกับข้อมูลต่อ
แอดเลยคิดว่า เพื่อนๆ กลุ่มนี้ เขาอาจจะต้องเริ่มต้นจากการ จัดการการเงินของธุรกิจของตนให้เป็นระบบ แบบง่ายๆ ตามการใช้จ่ายของตัวเองก่อน ด้วยการกำหนดหมวดหมู่การใช้จ่าย ตามการใช้จ่ายของธุรกิจ ของตัวเองไปเลย จะทำให้เขา มองเห็นภาพ และมองเห็นตัวเลขที่แท้จริงได้ง่ายกว่า พอข้อมูลการเงินเบื้องต้นมันแข็งแรงแล้ว เดี๋ยวธุรกิจ มันจะเริ่มรันระบบให้โตขึ้นเรื่อยๆได้เอง แล้วก็จะส่งผลดีต่อธุรกิจในระยะยาวได้ด้วย
กำหนดหมวดหมู่ การบันทึก รายรับรายจ่าย
ต้องบอกก่อน ว่ามันก็ไม่ได้มีกฎที่ตายตัวหรอกนะ สำหรับ การทำธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ หรือแม้แต่การบันทึกรายรับรายจ่ายนี้เองก็ตาม แต่แอดลองใช้วิธีนี้มาแล้ว และเพื่อนๆ ที่ทำธุรกิจ SME หลายๆ คน ก็ใช้วิธีแบบนี้มาแล้วเช่นกัน ก็ต่างบอกว่า การทำแบบนี้มันทำให้จัดการเงินง่ายขึ้นเยอะเลย และบันทึกง่ายด้วย
แบ่งหมวดหมู่หลักๆ
- หมวดรายรับ
- หมวดรายจ่าย
แน่นอนว่าทำบันทึกรายรับรายจ่าย เราจะต้องมีการกำหนดเป็นหมวดรับกับหมวดจ่าย เพื่อให้เรารู้ว่า เรามีรายรับเข้ามาเท่าไร และจ่ายออกไปเท่าไร ทีนี้ เราก็จะต้องรู้ว่า เรารับอะไรมาเท่าไร และจ่ายอะไรไปเท่าไรใช่ไหม เราจึงต้องมีการ กำหนดหมวดหมู่ย่อยของ ทั้งรายรับและรายจ่ายเพิ่มเข้าไปอีก ตัวอย่างเช่น
หมวดรายรับ (สำหรับธุรกิจร้านอาหาร)
- ยอดขายหน้าร้าน
- ยอดขาย Grab
- ยอดขาย Food Panda
- ยอดขาย Lineman
- ยอดขายอื่นๆ
หมวดรายจ่าย (สำหรับธุรกิจร้านอาหาร)
- รายจ่ายเกี่ยวกับวัตถุดิบ/ต้นทุนสินค้า
- เนื้อสัตว์
- อาหารทะเล
- เครื่องปรุง
- ผักสด
- อาหารแช่แข็ง
- อุปกรณ์ใช้ในครัว
- อุปกรณ์สิ้นเปลืองใช้แล้วหมดไป
- เครื่องดื่ม
- หรือหมวดหมู่อื่นๆ ที่เราต้องการโฟกัสยอดใช้จ่ายเป็นพิเศษ ก็กำหนดหมวดหมู่เพื่อดูยอดจ่ายได้
- รายจ่ายเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ
- เงินเดือน
- ค่าน้ำ
- ค่าไฟฟ้า
- ค่าโทรศัพท์
- ค่าเช่าสถานที่
- ค่าปรับปรุงซ่อมบำรุงร้าน
- ค่าภาษี/ค่าธรรมเนียมประจำปี
- ค่าทำบัญชี
- ค่าน้ำมันรถ/ค่าเดินทาง
- ค่าอุปกรณ์สำนักงาน
- ค่าการตลาด
- ค่าใช้จ่ายอื่นๆ
นี่เป็นเพียงแค่ตัวอย่าง การใช้งานจริงๆ ในบางธุรกิจ อาจจะไม่ต้องมีบางหมวด หรือบางธุรกิจ อาจจะมีหมวดหมู่อื่นๆ เพิ่มเข้ามามากกว่านี้ก็ได้ ขึ้นอยู่กับรูปแบบและวิธีการดำเนินธุรกิจของแต่ละคนเลยจริงๆ
ลองสังเกตดู ว่า ถ้าเดือนๆ หนึ่ง เรารู้ว่า ค่าใช้จ่ายในแต่ละหมวดเราเป็นเท่าไร เราก็สามารถวิเคราะห์ตัวเลขเองได้ง่ายๆ แล้วว่า
เดือนนี้ ยอดขายเรามีเท่านี้ แล้วรายจ่าย เราเป็นเท่าไร ถ้ากำไรเหลือน้อยเกินไป เราก็ลองมาดูว่า ค่าใช้จ่ายส่วนไหน ที่มันสูงเกินไป และยังสามารถปรับลดลงได้อีกบ้าง ถ้าเราสามารถบันทึกได้แบบนี้ ในทุกๆเดือน และติดตามผลตลอด แอดเชื่อเหลือเกินว่า ธุรกิจของเพื่อนๆ จะมีกำไรเพิ่มขึ้นได้อย่างแน่นอน
เห็นไหมครับ ว่า เพียงแค่เรา จัดหมวดหมู่ของการบันทึกรายรับรายจ่ายให้สอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจของเราเองได้ ก็ส่งผลให้การบันทึกรายรับรายจ่ายของเรานั้น มีประสิทธิภาพนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อปรับลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นออกได้ กำไรก็จะเหลือเพิ่มมากขึ้น
เห็นข้อดีของการบันทึกรายรับรายจ่าย แล้ว เราจะมามัวลังเลกันอยู่ทำไม มาเริ่มบันทึกรายรับรายจ่ายกันดีกว่า
ไม่ใช่แค่เพียงของธุรกิจเท่านั้นนะ ของส่วนตัวเอง เราก็ควรที่จะเริ่มทำไปพร้อมๆ กัน ยิ่งในยุคที่ค่าครองชีพแพง ไม่สอดคล้องกับรายได้ นี่ยิ่งจำเป็นอย่างมากเลย
Template บันทึกรายรับรายจ่าย ที่แนะนำใช้งานง่าย บน Google Sheet
