ทำไม รายรับรายจ่าย จึงสำคัญ กับการทำธุรกิจ ?

ทำรายรับรายจ่าย ทำเป็นไหม สำหรับการทำ ธุรกิจ?

เป็นคำถามที่ ผมว่าคนทำธุรกิจ ต้องรู้คำตอบอยู่แล้ว ว่า มันจำเป็น และสำคัญมากๆ ในแง่ของการบริหารธุรกิจ ให้เติบโตได้อย่างมั่นคงและแข็งแรง แต่มักจะถูกมองข้าม และละเลย ที่จะทำบันทึก รายรับรายจ่ายกันอย่างจริงจัง

รายรับรายจ่าย เปรียบเสมือน การเคลื่อนไหวของธุรกิจ แต่อยู่ในรูปแบบของตัวเลข โดยส่วนใหญ่ การบันทึกรายรับรายจ่าย ไม่ได้มีรูปแบบที่ตายตัว ว่า ต้องทำแบบใดจึงจะถูกต้อง แต่อยู่ที่ว่า เราต้องการรู้ข้อมูลใด ของธุรกิจมากกว่า แล้วเราจึง บันทึกข้อมูล เพื่อให้เราสามารถวิเคราะห์ รายรับรายจ่ายของธุรกิจเราได้ง่ายขึ้น และตรงกับสิ่งที่เราต้องการอยากจะรู้มากขึ้น

การแยกประเภทของรายรับและรายจ่าย

การทำรายรับรายจ่าย เพื่อให้ง่ายต่อการดูสรุป และสามารถนำตัวเลขที่ได้ ไปวิเคราะห์ข้อมูลต่อได้ง่ายๆ นั้น สิ่งที่เราต้องทำก็คือ การแบ่งประเภทของรายรับ และรายจ่าย ให้เป็นหมวดๆ ชัดเจน ตามการทำธุรกิจของเราเอง เช่น หากเราทำร้านอาหาร เราก็ลองนึกถึง การใช้จ่ายของร้านเรา ว่าเรามีรายรับจากอะไรบ้าง เราอาจจะแบ่งตามประเภทช่องทางการขาย เพื่อจะได้รู้ว่า แต่ละช่องทางเราขายได้เท่าไร เช่นเดียวกับรายจ่าย เราอาจจะแบ่งตามกลุ่มของรายจ่ายเช่น อาหารสด อาหารแห้ง เครื่องปรุง หรืออาจจะแบ่งตาม supplier ก็ได้ แล้วแต่ว่าเราอยากจะนำตัวเลขแบบใดไปวิเคราะห์เพื่อบริหารจัดการเงินให้ดียิ่งขึ้น

การสรุปข้อมูลเป็นรายเดือน เพื่ออ่านข้อมูลง่ายขึ้น

การสรุปข้อมูลเป็นรายเดือน หรือรายปี หรือจะให้ละเอียดมากขึ้นเป็นแบบรายวัน จะช่วยทำให้ เรามองเห็นทิศทางของ ค่าใช้จ่ายของธุรกิจเราชัดเจนมากยิ่งขึ้น นำไปสู่ การวางแผน และประมาณการ ค่าใช้จ่าย ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตได้

การวางแผนค่าใช้จ่าย ทำให้เราวางแผนหมุนเงินของธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น

ถ้าทุกวันนี้ เราทำธุรกิจแล้ว ไม่รู้ว่าเงินอยู่ไหน สิ้นเดือนเห็นแต่ตัวเลข ทำไปทำมา ติดลบ หาเงินไม่เจอ อาจจะเป็นเพราะเรายังไม่มีวินัย ในการใช้จ่าย และยังขาดการ ทำรายรับรายจ่าย บางครั้งเราก็อาจจะ มั่วๆ ไป ว่า เดือนนี้เรากำไรเท่านั้นเท่านี้ แต่ไม่มีหลักฐานของการมีอยู่ของรายรับ หรือรายจ่ายนั้นๆเลย การทำรายรับรายจ่าย จึงเป็นตัวช่วยสำคัญ ที่จะปิดรอยรั่ว เรื่องตัวเลขที่แท้จริงของรายรับรายจ่ายของธุรกิจได้ สองสามเดือนแรก เราอาจจะยังไม่รู้หรอก ว่า ค่าใช้จ่าย แต่ละหมวด ในแต่ละเดือน เราจ่ายไปเท่าไรบ้าง แต่หลังจากที่เราบันทึกไปเรื่อยๆ เราจะสามารถประมาณตัวเลขที่อาจจะเกิดขึ้นในเดือนหน้าๆ ได้  ก็จะนำไปสู่ การวางแผน รายจ่ายได้

พอเราวางแผนและรู้ล่วงหน้า ว่าเราจะต้องจ่ายอะไร เท่าไร ในแต่ละเดือน เราก็จะได้วางแผนได้ และรู้ว่าเราจะต้องใช้จ่ายเงินอย่างไรนั่นเอง