ธุรกิจรับเหมา เป็นธุรกิจที่ค่อนข้างมีความยุ่งยาก และวุ่นวายในเรื่องการดูแลจัดการการเงิน เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อได้อย่างมั่นคงและทำกำไรได้อย่างไม่ตกหล่น การควบคุมและติดตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงกับธุรกิจ จึงเป็นสิ่งที่ผู้บริหารจำเป็นต้องให้ความสำคัญ

ปัญหาหลักๆ ที่ผู้รับเหมาจะต้องเจอ นอกจากการทำงานแล้ว ก็คือ การสั่งสินค้ามาพร้อมๆกันหลายๆโครงการ แล้วไม่ได้แยกค่าใช้จ่ายว่า แต่ละโครงการของที่สั่งมามูลค่าเท่าไร พอจะกลับมาดูต้นทุนที่ใช้จริงๆ ก็ลืมไปซะแล้ว ว่ายอดไหนเป็นของโครงการใด 

หรือในบางครั้งงานเยอะ เสนอราคาแต่ละโครงการไปแล้ว แต่พอถึงตอนทำ เอาเข้าจริง กลับดูเหมือนว่าจะไม่ได้กำไรอย่างที่คิด นั่นอาจจะเป็นเพราะ ต้นทุนที่คิดไว้ กับค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้น อาจจะไม่ได้เป็นตามคาดก็ได้

ทางออกของปัญหานี้คือ เราต้องรู้ให้ได้ว่า ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงๆ ในแต่ละโครงการนั้น มีมูลค่าเท่าไร ซึ่งการจะแยกค่าใช้จ่ายแต่ละโครงการได้นั้น เราจะต้องทำระบบการบันทึกขึ้นมา เพื่อให้ใช้งานได้ง่าย หรือหากสะดวกจดลงสมุดแล้วมาคำนวณมือเอง ก็สามารถทำได้

แต่หากต้องการความสะดวกขึ้นมาอีกระดับ เราอาจจะใช้ Google sheet ในการออกแบบตารางการบันทึกรายรับรายจ่าย สำหรับงานรับเหมาเลย และผูกสูตรการคำนวณให้สามารถ ดึงรายรับรายจ่ายที่เราบันทึกไว้ ไปคำนวณให้อัตโนมัติ แบบแยกเป็นรายโครงการเลยก็ได้

ตัวอย่างเช่น ระบบบันทึกรายรับรายจ่าย สำหรับธุรกิจรับเหมาโดยเฉพาะ ของ STUDIO PHOTO STORY

• ออกแบบมาเพื่อให้สามารถกำหนดจำนวนโครงการได้ไม่จำกัด
• สามารถกำหนดหมวดมู่ของรายรับแต่ละโครงการได้
• สามารถกำหนดหมวดหมู่ของรายจ่ายแต่ละโครงการได้
• สามารถบันทึกแบบไม่ต้องระบุโครงการเลยก็ได้ ในกรณีที่ค่าใช้จ่ายหรือรายได้นั้น ไม่ได้เป็นของโครงการใดเลย แต่เป็นของธุรกิจหรือที่เกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ